Секретар сільської, селищної або міської ради обирається з числа її депутатів на строк повноважень відповідного представницького органу. Кандидатуру на цю посаду вносить голова громади. Якщо вибори голови не завершені, рада відхилила запропоновану кандидатуру, очільник не вніс її у встановлений строк або посада секретаря звільнилася одночасно з посадою голови, висунути претендента мають право щонайменше половина депутатів від загального складу ради. Рішення про обрання та дострокове припинення повноважень секретаря ухвалюється радою виключно шляхом таємного голосування. Після обрання депутат стає посадовою особою місцевого самоврядування і працює на постійній основі.

Основний блок повсякденних повноважень секретаря зосереджений на забезпеченні внутрішньої діяльності ради. Посадовець організовує підготовку пленарних засідань і розгляд питань, забезпечує оприлюднення проєктів рішень, доведення ухвалених актів до виконавців і жителів громади та контроль за їх реалізацією. Секретар також сприяє роботі депутатів, відповідає за зберігання офіційних документів ради та за дорученням голови громади координує діяльність постійних комісій.

Окрему групу становлять повноваження, які здійснюються у визначених законом випадках. Секретар має право скликати сесію, вести засідання та підписувати прийняті рішення, якщо голова громади невмотивовано відмовляється скликати раду або позбавлений такої можливості. У сільських радах за окремим рішенням органу секретар ради може додатково виконувати функції секретаря виконавчого комітету.

Законодавство регламентує два різні випадки заміщення голови громади секретарем ради. Перший стосується дострокового припинення повноважень або смерті голови. За загальним правилом секретар тимчасово здійснює повноваження очільника до моменту обрання нового голови на позачергових виборах або відкриття першої сесії новообраної ради (за винятком випадків, що регулюються законами про військово-цивільні адміністрації чи правовий режим воєнного стану). У постанові від 3 червня 2026 року у справі щодо секретаря Запорізької міської ради Верховний Суд підтвердив, що за таких обставин секретар володіє повним обсягом повноважень міського голови.

Друга ситуація виникає тоді, коли голова залишається на посаді, проте фактично не може виконувати свої обов'язки (зокрема через відпустку, відрядження чи непрацездатність). Частина 2 статті 42 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" вказує на секретаря ради, однак закон не встановлює вичерпного переліку обставин неможливості та точного обсягу делегованих прав.

Практика свідчить, що тимчасова відсутність голови не зумовлює автоматичного переходу його повноважень до секретаря. У травні 2026 року Верховний Суд розглянув позов щодо здійснення повноважень під час відпустки міського голови Дніпра. Позивач стверджував, що виконувати обов'язки мав секретар ради, проте суд підтвердив правомірність підписання розпоряджень заступником міського голови, на якого обов'язки були покладені розпорядженням голови відповідно до встановленого розподілу функцій.

Секретар ради є самостійною посадовою особою, чия робота полягає в адмініструванні процесів усередині представницького органу. Його право на тимчасове виконання обов'язків голови громади є безумовним у разі дострокового припинення повноважень останнього, проте за умови тимчасової відсутності голови межі та можливість заміщення визначаються внутрішнім розподілом обов'язків і конкретними обставинами в громаді.